Tietosuoja

Henkilötietojen käsittely Sastamalan Vuokrataloissa

Sastamalan Vuokratalot huolehtii Sastamalan vuokra-asunnoista. Tehtävänsä hoitamiseksi Sastamalan Vuokratalot käsittelee muun muassa asiakkaiden ja yhteistyötahojen henkilötietoja.

Näiltä sivulta löydät kuvaukset siitä, miten Sastamalan Vuokratalot käsittelee henkilötietoja toiminnassaan.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Sastamalan Vuokratalot
Tampereentie 5, 2. krs., 38200 Sastamala
p. 040 553 3850

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Sastamalan Vuokratalot
Tampereentie 5, 2. krs., 38200 Sastamala

p. 040 553 3850
Xxx.xxxxx (ät) sastamalanvuokratalot.fi

Henkilötietojen käsittely asuin- ja liikehuoneistojen vuokraus-toiminnassa

Miksi keräämme ja käsittelemme henkilötietoja?

Asuin- ja liikehuoneistojen vuokraustoiminta on osa sijoitustoimintaamme. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vuokrasopimusten solmimiseksi ja täytäntöönpanemiseksi sekä vuokrasopimuksen solmimista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi asunnonhakijan tai vuokralaisen aloitteesta.

Keräämme henkilötietoja vain niiltä osin kuin tiedot ovat vuokrasopimuksen solmimisen kannalta välttämättömiä.

Miten keräämme henkilötietoja

Luottotietoja lukuun ottamatta keräämme tiedot rekisteröidyiltä itseltään ja tallennamme ne sellaisinaan tietojärjestelmiimme.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia tietoja:

• Asunnonhakijan ja vuokralaisen nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• Liikehuoneistoa hakevan ja liikehuoneiston vuokranneen asiakkaan yhteyshenkilön nimi ja yhteys-tiedot (mikäli sopimus tehdään yksityisen elinkeinonharjoittajan kanssa tai perustettavan yhtiön lukuun, käsittelemme lisäksi vastuuhenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden nimiä, henkilö-tunnuksia ja luottotietoja)
• Asunnonhakijan työsuhteeseen ja varallisuuteen liittyvät tiedot
• Luottotiedot
• Asunnonhakijan antamat tiedot haettavasta asunnosta ja asunnontarpeesta
• Tiedot vuokrasopimuksesta, vuokrasta ja muista maksuista, vuokranmaksusta ja vuokravakuudesta

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Sastamalan vuokratalojen asiakirjojen säilytysajat on määritelty Sastamalan vuokratalojen tiedonohjaussuunnitelmassa.

Asuntohakemuksella annettavia tietoja säilytämme seuraavasti:

• Jos solmit kanssamme vuokrasopimuksen, säilytämme hakemuksesi vuokrasopimuksen liitteenä vuokrasopimuksen voimassaoloajan ja sen jälkeen vielä 10 vuotta
• Jos hakemuksesi ei johda vuokrasopimuksen solmimiseen ja hakemuksesi kohdistui ainoastaan vapaarahoitteisiin asuntoihin, poistamme henkilötietosi järjestelmästämme kolmen kuukauden kuluessa hakemuksen voimassaolon päätyttyä.
• Jos hakemuksesi kohdistui valtion korkotuella rahoitettuun asuntoon, säilytämme hakemuksesi tiedot viisi vuotta kyseisen asunnon asukasvalinnan suorittamisvuodesta laskettuna. Tietojen säilyttäminen on välttämätöntä, jotta voimme vaadittaessa osoittaa viranomaisille suorittaneemme asukasvalinnan korkotukikohteita koskevien asukasvalintaohjeiden mukaisesti.

Vuokrasopimusten sisältämiä tietoja säilytämme vuokrasopimuksen voimassaoloajan ja sen jälkeen vielä 10 vuotta.

Liiketilojen vuokralaisten yhteyshenkilöjen tiedot:

• Vuokrasopimukset ja niihin sisältyvät henkilötiedot säilytämme sopimuksen voimassaoloajan ja sen jälkeen vielä 10 vuotta.

Kenelle luovutamme tietoja?

Luovutamme henkilötietoja ainoastaan vuokraustoiminnan kannalta välttämättömiin tarkoituksiin.

Asuntohakemuksella annettavat henkilötiedot luovutamme asunnon vuokrauksen hoitajalle. Vuokrausta hoitavan vuokravastaavan yhteystiedot löytyvät kyseisen asunnon vuokrausilmoituksesta. Vuokrasopimuksella annettavia henkilötietoja luovutamme vuokrattavan asunnon isännöitsijälle ja avain-hallintaa hoitavalle taholle.

Vuokravastaavan yhteystiedot löytyvät kyseisen asunnon vuokrausilmoituksesta. Isännöitsijän ja avainhallintaa hoitavan tahon tiedot ilmoitamme vuokralaiselle muuttotiedotteessa.

Liiketilojen vuokralaisten yhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot luovutamme vuokrakohteen isännöitsijälle, kiinteistönhoitajalle ja/tai managerille.

Luottotietojen tarkistamista varten luovutamme Suomen Asiakastieto Oy:lle asunnonhakijoiden, yksityisten elinkeinonharjoittajien ja perustettavan yhtiön lukuun toimivien henkilöiden henkilötunnukset.

Vuokrasuhteen aikana luovutamme vuokralaistemme tietoja Suomen Asiakastieto Oy:lle vuokralaistemme vuokra-aikana muuttuvien tietojen seuraamiseksi. Vuokrasuhteen aikana voimme myös tarkistaa uudelleen vuokralaisen luottotiedot, mikäli tietojen tarkistaminen on tarpeen esimerkiksi perintätoimien suunnittelemiseksi.

Perintätoimistolle ilmoitamme maksamatta jätettyjen vuokrien perimistä varten tarvittavat tiedot.

Siirrämmekö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme siirrä tai luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka suojaamme henkilötietojasi?

Huolehdimme korkeasta tietoturvan tasosta järjestelmissämme. Järjestelmien tietoturvaa, henkilötietojen suojaa ja eheyttä varmistetaan teknisten ja organisatoristen keinojen avulla. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietojen salaus, tietoturvapäivitykset, tietoturvatestaus ja varmuuskopiointi.

Sähköisen asuntohakemuslomakkeen tiedot lähetetään Sastamalan Vuokratalojen salattua SSL-protokollaa käyttäen.

Salassa pidettävien tietojen osalta meitä koskee vaitiolovelvollisuus ja henkilöstömme on allekirjoittanut salassapitositoumukset. Paperisia sopimuksia ja niiden liitteitä säilytämme lukittavissa tiloissa.

Tietojasi pääsevät käsittelemään vain käsittelyyn oikeutetut henkilöt ja käyttöoikeudet tietojärjestelmiimme annetaan työntekijän työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Tietojärjestelmämme edellyttävät henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen käyttöä ja käytöstä jää järjestelmäämme lokimerkinnät, joiden avulla pystymme seuraamaan järjestelmän käyttöä.

Valitsemme käyttämämme vuokravälittäjät huolella ja toimitamme tietosi heille paikkakuntakohtaisen, käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojatun hakemuskansion kautta.

Henkilötunnuksia käsittelemme ainoastaan silloin, kun se on välttämätöntä henkilön yksilöimiseksi.

Miten voit tarkistaa omat tietosi?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat järjestelmiimme rekisteröidyt tiedot sekä oikeus pyynnöstä saada kopiot sinua koskevista tiedoista ja asiakirjoista. Ota yhteyttä Sastamalan Vuokratalot Oy:n asiakaspalveluun osoitteessa Aarnontie 2, 38200 Sastamala tai tarkastuspyynnön pääset tekemään suojatulla sähköpostilla tästä linkistä.

Miten voit vaatia sinua koskevan tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojesi käsittelyä?

Sinulla on oikeus vaatia järjestelmässämme olevan virheellisen tiedon korjaamista. Ota yhteyttä Sastamalan Vuokratalot Oy:n asiakaspalveluun osoitteessa Aarnontie 2, 38200 Sastamala tai korjauspyynnön voit tehdä suojatulla sähköpostilla tästä.
Asuntohakemuksella antamasi tiedot poistamme järjestelmästämme kirjallisesta pyynnöstäsi, mikäli et ole solminut kanssamme sopimusta.

Vuokrasopimuksen voimaantulon jälkeen tietojasi ei voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, koska tiedot ja tietojen käsittely on välttämätöntä vuokrasopimuksen täytäntöönpanoa varten.

Jos kieltäydymme toteuttamasta pyytämiäsi toimenpiteitä, sinulla on oikeus saattaa asiasi Tietosuojavaltuutetun toimistoon käsiteltäväksi.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Puhelinnumero: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi